Herausforderungen Praxis
Audits sind längst mehr als reine Pflichttermine im Kalender. Unternehmen müssen heute eine Vielzahl nationaler und internationaler Normen wie ISO 9001, VDA 6.3 oder ISO 13485 dauerhaft erfüllen – und deren Einhaltung jederzeit nachweisen können. Die Anforderungen steigen, die Prüfintervalle verkürzen sich, und die Erwartung an Transparenz und Nachvollziehbarkeit wächst kontinuierlich.
Abhängig von Kundenanforderungen, regulatorischen Vorgaben und produktbezogenen Risiken müssen sämtliche Unternehmens- und Wertschöpfungsbereiche regelmäßig auditiert werden – von Prozessen und Systemen über Produkte bis hin zu Lieferanten und weiteren Stakeholdern.
In der Praxis bedeutet das: hoher Koordinationsaufwand, dezentrale Dokumentation, manuelle Nachverfolgung von Maßnahmen und ein stetig wachsender Administrationsaufwand. Ohne strukturierte, softwaregestützte Unterstützung wird es zunehmend schwierig, Audits effizient zu planen, normkonform durchzuführen und nachhaltig auszuwerten
Lösung QS1
Allgemein
QS1 bildet den gesamten Auditprozess digital und durchgängig ab – von der strukturierten Planung über die normkonforme Durchführung bis hin zu detaillierten Auswertungen und Analysen. Ob Lieferantenaudit, Produkt- oder Prozessaudit oder internes Systemaudit: Mit QS1 steuern Sie sämtliche Auditarten zentral in einer Plattform.
Für alle gängigen Normen und Standards stehen Ihnen vordefinierte Fragen- und Bewertungskataloge sowie bewährte Auditprozesse zur Verfügung. Diese lassen sich flexibel an Ihre individuellen Anforderungen anpassen oder vollständig frei definieren – für maximale Gestaltungsfreiheit bei gleichzeitig höchster Standardkonformität. Zusätzlich helfen frei definierbare Checkliste bei der sauberen Abwicklung von Ihren Audits..
Planung und Steuerung
Auf Basis definierter Regeln in den Stammdaten – wie Klassifizierungen, Auditintervallen oder Risikoeinstufungen – sowie unter Berücksichtigung vergangener Auditergebnisse generiert QS1 automatisch Vorschläge für anstehende Audits. Eine Übersicht über die kommenden Audits wird so transparent dargestellt. So stellen Sie sicher, dass keine Prüffristen versäumt werden und risikobehaftete Bereiche gezielt priorisiert werden.
Die Planung und Überwachung erfolgt komfortabel über grafische Übersichten und integrierte Kalenderfunktionen. Audittermine lassen sich transparent koordinieren und bei Bedarf mit dem Outlook-Kalender des jeweiligen Auditors synchronisieren – für eine nahtlose Einbindung in den Arbeitsalltag.
Durchführung
Für die Durchführung von Audits stellt QS1 flexible und frei konfigurierbare Workflow-Abläufe bereit. Ob Remote-Audit, Dokumentenaudit oder strukturierte Selbstbewertung – unterschiedliche Szenarien lassen sich systemgestützt und normkonform abbilden.
Vordefinierte Fragenkataloge können direkt im jeweiligen Audit individuell angepasst und ergänzt werden, beispielsweise um Inhalte aus vorangegangenen Audits oder spezifische Kundenanforderungen. So bleibt jedes Audit dynamisch und praxisnah.
Der Anwender wird bei der Rückmeldung – wahlweise mobil, über das Webportal oder offline – intuitiv durch den gesamten Auditprozess geführt. Funktionen wie die schnelle Sammelbeantwortung von Fragen oder Fragegruppen sorgen für eine effiziente Bearbeitung. Aktuelle Zwischenstände und Bewertungen sind jederzeit in Echtzeit oder im Nachgang abrufbar.
Für externe Auditoren, etwa im Rahmen von Kundenaudits, bietet QS1 komfortable Importmöglichkeiten sowie einen separaten, schlanken Erfassungsprozess zur strukturierten Übernahme von Kapitelbewertungen, Abweichungen und daraus resultierenden Maßnahmen.
Abweichungen
QS1 unterstützt die strukturierte Erfassung von Abweichungen direkt im laufenden Audit – unabhängig davon, an welcher Stelle im Prozess diese entstehen. So werden Feststellungen ohne Medienbruch dokumentiert und unmittelbar weiterverarbeitet.
Für jede Abweichung stehen differenzierte Klassifizierungs- und Bewertungskriterien zur Verfügung. Ergänzende Informationen wie Bilder, Dokumente, Referenzen oder Nachweise können komfortabel hinterlegt werden. Bei Bedarf lassen sich Abweichungen nahtlos in die QS1-CAPA-Prozesse überführen, um eine systematische Ursachenanalyse und nachhaltige Fehlervermeidung sicherzustellen.
Die definierten Maßnahmen sind vollständig in das QS1-Maßnahmenmanagement integriert. Klare Verantwortlichkeiten, Termin- und Statusüberwachung sowie dokumentierte Wirksamkeitsprüfungen sorgen für Transparenz, Verbindlichkeit und eine lückenlose Nachverfolgung bis zum Abschluss.
Lieferanten-Management
QS1 unterstützt Sie mit durchgängigen Prozessen zur Steuerung und Entwicklung Ihrer Lieferanten – vom strukturierten Onboarding, beispielsweise über digitale Selbstauskünfte, über Potenzialanalysen bis hin zur Integration in die ganzheitliche Lieferantenbewertung.
Die Einbindung Ihrer Lieferanten erfolgt flexibel über das QS1-Webportal oder über strukturierte, vom Lieferanten ausfüllbare und re-importierbare PDF-Dokumente. So wird eine effiziente und transparente Zusammenarbeit ohne Medienbrüche gewährleistet.
Sämtliche Auditergebnisse eines Lieferanten fließen automatisiert in dessen Bewertung sowie in den Freigabestatus ein. Abhängig vom Ergebnis können Lieferanten oder einzelne Produkte gezielt gesperrt werden. Darüber hinaus können Auditresultate direkte Auswirkungen auf nachgelagerte Prozesse haben – beispielsweise auf die Prüfdynamisierung in der Wareneingangsprüfung. So entsteht ein geschlossener Qualitätsregelkreis über Unternehmensgrenzen hinweg.
QS1 „Selbstauskunft“ – strukturierte Rückmeldungen mit System
Mit der Funktion Selbstauskunft stellt QS1 ein flexibel einsetzbares Werkzeug für strukturierte, ausfüllbare und re-importierbare PDF-Formulare bereit. Externe Partner können Informationen komfortabel offline oder digital erfassen und an Sie zurückspielen – vollständig integriert in Ihre bestehenden QS1-Prozesse.
Die eingehenden Daten werden nicht nur dokumentiert, sondern automatisch bewertet, analysiert und in definierte Workflows überführt. So entstehen aus einfachen Rückmeldungen belastbare Entscheidungsgrundlagen – inklusive Scoring, Statussteuerung und Maßnahmenableitung.
Die Einsatzmöglichkeiten gehen dabei weit über das klassische Lieferantenmanagement hinaus: Ob Kundenbefragungen, Compliance-Abfragen, Risikoanalysen, Marketingumfragen oder interne Selbstbewertungen – die QS1-Selbstauskunft ist ein vielseitiges Instrument für strukturierte Informationsgewinnung mit direkter Systemwirkung.
Transparenz schaffen. Entwicklung steuern.
Alle Auditergebnisse, Bewertungen und Abweichungen fließen zentral in die Analysewerkzeuge des QS1-BI ein. Neben umfangreichen Standardauswertungen stehen frei konfigurierbare Reports, Kennzahlen und Dashboards zur Verfügung, mit denen Sie Entwicklungen, Risiken und Trends frühzeitig erkennen.
Durch die systematische Verknüpfung von Ergebnissen, Maßnahmen und Bewertungen entsteht ein datenbasiertes, lernendes System. Erkenntnisse aus vergangenen Audits beeinflussen gezielt die Planung, Priorisierung und inhaltliche Ausgestaltung zukünftiger Audits – im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung und im Einklang mit den Anforderungen beispielsweise der ISO 19011.
- Normenkonform: Vordefinierte Fragenkataloge für alle gängigen Standards
- Flexibilität: Frei gestaltbare Bewertungsschemata mit konfigurierbaren Berechnungsmethoden
- Planungstool: Grafische Auditplanung mit integriertem Kalender
- Koordination: Einladungs- und Teilnehmermanagement
- Effizienz: Workflowbasierte Audit-Bearbeitung inkl. Team, Agenda und Checklisten
- Zugriff: Audit-Durchführung mobil oder über Webportal
- Digital: Unterstützung von Remote- und Dokumenten-Audits
- Lieferanten: Selbstbewertung und Potenzialanalyse integriert
- Produktaudits: Durchführung und Requalifizierung
- Kundenaudits: Schnelle Ergebniserfassung und Rückmeldung
- Abweichungsmanagement: Inklusive Maßnahmen- und CAPA-Prozesse
- Transparenz: Statusverfolgung und lückenlose Historie
- Prozessintegration: Einbindung in Lieferantenbewertung, Eigenbewertung und Prüfsteuerung
- Insights: Analyzer- und Wissensmanagement-System für Analysen und Reports
Kontakt
Schreiben Sie uns
Wie dürfen wir Ihnen helfen? - Wir sind gerne für Ihre Fragen da. Nehmen Sie ganz einfach Kontakt mit uns auf, wir helfen gerne weiter und setzen uns so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Audits sind nicht „Termine“, sondern permanenter Nachweisdruck: ISO 9001, VDA 6.3, ISO 13485 u.a. Standards müssen, bei gleichzeitig steigenden Anforderungen und kürzeren Prüfintervallen, jederzeit belegbar erfüllt sein.
- Die Auditlandschaft wird immer komplexer: Prozesse, Systeme, Produkte, Lieferanten etc. müssen risikobasiert und regelmäßig auditiert werden, was bei steigenden Anforderungen und kürzeren Prüfintervallen bei steigenden Anforderungen und kürzeren Prüfintervallen, was koordinations- und planungsintensiv ist.
- Die Dokumentation ist dezentral und uneinheitlich: Fragenkataloge, Bewertungen, Feststellungen und Nachweise liegen verteilt; Standards werden unterschiedlich interpretiert, wodurch die Vergleichbarkeit über Audits hinweg erschwert wird.
- Abweichungen werden im Audit zwar erkannt, aber die Umsetzung versandet: Maßnahmen werden manuell nachverfolgt, Verantwortlichkeiten sind unklar, Wirksamkeitsprüfungen bleiben aus. Daraus resultierend tauchen Findings im nächsten Audit wieder auf.
- Externe Audits (Kunde/Lieferant) erzeugen Medienbrüche: Ergebnisse kommen als PDF/Excel, Kapitelbewertungen und Maßnahmen müssen mühsam übertragen werden; Status und Historie sind danach nicht sauber integrierbar.
Das müsste ein belastbarer Prozess leisten
- Digitaler End-to-End Auditprozess: Planung => Durchführung => Abweichungen => Maßnahmen/CAPA => Wirksamkeitsprüfung => Reporting.
- Risikobasierte Auditplanung: Intervalle, Klassifizierungen, Risikoeinstufungen und Ergebnisse vergangener Audits müssen automatisch in Planung und Priorisierung einfließen.
- Standardisierte, aber flexible Kataloge: vordefinierte Fragen- und Bewertungskataloge für gängige Normen, anpassbar auf Kundenanforderungen und interne Prozesse.
- Effiziente Durchführung in allen Szenarien: Mobil, Webportal oder Offline; Remote- und Dokumentenaudits, Selbstbewertungen und Team-Audits müssen prozesssicher abbildbar sein.
- Durchgriff auf Abweichungen: Feststellungen müssen direkt im Audit strukturiert erfasst, klassifiziert, belegt (Dokumente/Bilder/Referenzen) und nahtlos in Maßnahmen- und CAPA-Prozesse überführt werden.
- Transparenz für das Management: Dashboards, Trends, Top-Findings, Wirksamkeit der Maßnahmen und Auditstatus müssen in Echtzeit verfügbar sein inkl. lückenloser Historie und Lernschleife für künftige Audits.
Absicherung in QS1
- Bildet den gesamten Auditprozess durchgängig digital ab und steuert alle Auditarten zentral in einer Plattform: interne Systemaudits, Prozess- und Produktaudits, Lieferantenaudits sowie Kundenaudits.
- Stellt vordefinierte Fragen- und Bewertungskataloge für gängige Normen bereit und ermöglicht gleichzeitig frei definierbare Kataloge und Checklisten sowie flexible Bewertungsschemata mit konfigurierbaren Berechnungsmethoden.
- Generiert auf Basis von Stammdatenregeln und vergangenen Auditergebnissen automatisch Vorschläge für anstehende Audits, priorisiert risikobehaftete Bereiche und verhindert Fristversäumnisse.
- Unterstützt komfortable Planung und Koordination über grafische Übersichten, Kalenderfunktionen, Einladungs- und Teilnehmermanagement sowie optionalen Abgleich mit Outlook-Kalendern.
- Führt Anwender durch die Auditdurchführung (Mobil, Webportal, offline) inkl. effizienter Funktionen wie Sammelbeantwortung, Echtzeit-Zwischenständen und dynamischer Anpassung der Kataloge im konkreten Audit.
- Erfasst Abweichungen direkt im Audit strukturiert, klassifiziert und mit Nachweisen ergänzt (Dokumente, Bilder, Referenzen); überführt Findings nahtlos in CAPA/Fehleranalyse und steuert Maßnahmen vollständig über das integrierte Maßnahmenmanagement inkl. Fristen, Status, Eskalationen und Wirksamkeitsprüfung.
- Bindet Lieferanten in Audit- und Selbsteinschätzungsprozesse ein (Webportal bzw. re-importierbare PDF-Selbstauskünfte), bewertet eingehende Daten automatisch und verknüpft Ergebnisse mit Lieferantenbewertung und Freigabestatus bis hin zu Sperrungen und Konsequenzen in nachgelagerten Prozessen.
- Verdichtet alle Ergebnisse, Bewertungen, Abweichungen und Maßnahmen in BI/Dashboards, Reports und Analyzer-Funktionen und schafft so ein lernendes System: Erkenntnisse aus Audits steuern Planung, Inhalte und Prioritäten zukünftiger Audits im Sinne kontinuierlicher Verbesserung.
Ihr Resultat: Weniger Koordinations- und Administrationsaufwand, normkonforme Audits mit durchgängiger Historie, schnellere Bearbeitung und wirksame Schließung von Findings, belastbare Management-Transparenz über Risiken und Trends sowie ein geschlossener Auditregelkreis, der über Unternehmensgrenzen hinweg wirkt.
Ihre Vorteile
- Fragenkataloge: Vordefiniert für alle gängigen Normen, sofort einsetzbar
- Bewertung: Frei gestaltbare Bewertungsschemata mit konfigurierbaren Berechnungsmethoden
- Planung: Grafische Auditplanung mit integriertem Kalender und Terminabgleich
- Checklisten: Frei gestaltbare Checklisten zur einfacheren Organisation von Audits.
- Einladungen: Komfortables Management von Auditoren, Teilnehmern und Terminen
- Workflow: Strukturierte Audit-Bearbeitung inkl. Team, Agenda und Checklisten
- Durchführung: Flexibel über Mobile oder Webportal
- Remote: Unterstützung von Remote- und Dokumenten-Audits
- Lieferanten: Selbsteinschätzung und Potenzialanalyse einfach integriert
- Produkte: Produkt-Audits und Requalifizierungen sicher steuern
- Kunden: Schnelle Ergebniserfassung von Kunden-Audits
- Abweichungen: Erfassung und Maßnahmenmanagement, optional mit CAPA
- Tracking: Statusverfolgung und lückenlose History
- Integration: Einbindung in QS1-Prozesse wie Lieferantenbewertung, Eigenbewertung und Prüfsteuerung
- Analyse: Umfassendes Analyzer- und Wissensmanagement-System
