Herausforderungen Praxis
Die Auswahl, Qualifikation und regelmäßige Bewertung von Lieferanten ist ein zentraler Bestandteil eines wirksamen Qualitätsmanagements. Bereits in der Vorauswahlphase müssen relevante Informationen strukturiert eingeholt, bewertet und dokumentiert werden. Ebenso sind Selbstauskünfte, Vorabaudits oder periodische Lieferantenbewertungen essenziell, um Risiken frühzeitig zu erkennen.
In der Praxis erfolgt dieser Prozess jedoch häufig über manuelle Fragebögen, E-Mail-Kommunikation oder isolierte Dokumente. Rückläufe sind unvollständig, Versionen schwer nachvollziehbar und Abweichungen werden nicht systematisch weiterverfolgt. Die Transparenz über Bearbeitungsstände und offene Punkte ist eingeschränkt.
Für eine nachhaltige Lieferantenqualifikation ist daher eine digitale, strukturierte und nachvollziehbare Einbindung des Lieferanten erforderlich. Fragebögen, Bewertungen und daraus resultierende Maßnahmen müssen zentral dokumentiert und transparent gesteuert werden – selbstverständlich online, ohne komplexe Cloudzugänge oder technische Hürden für den Lieferanten.
Lösung QS1
Über das QS1-Lieferantenportal stellen Sie Ihren Lieferanten strukturierte Audit- oder Selbstauskunftsfragebögen zur Verfügung. Diese können sowohl im Rahmen einer ersten Lieferantenqualifikation in der Vorauswahl als auch für regelmäßige Vorabaudits oder Requalifizierungen eingesetzt werden.
Der Lieferant beantwortet die Fragen direkt online im Portal und ergänzt erforderliche Nachweise oder Dokumente strukturiert im System. Die Bewertung erfolgt transparent und nachvollziehbar innerhalb Ihrer QS1-Umgebung.
Werden Abweichungen oder Verbesserungspotenziale festgestellt, können diese unmittelbar in konkrete Maßnahmen überführt werden. Über das integrierte Maßnahmenmanagement werden Verantwortlichkeiten, Fristen und Wirksamkeitsnachweise klar definiert und workflowgesteuert verfolgt.
So entsteht ein durchgängiger, digital dokumentierter Auditprozess – von der ersten Selbstauskunft über die Bewertung bis hin zur nachhaltigen Lieferantenentwicklung. Alle Beteiligten behalten jederzeit den Überblick über Status, Ergebnisse und offene Punkte.
- Digitale Selbstauskunfts- und Auditfragebögen direkt im Lieferantenportal
- Einsatz für Vorauswahl, Erstqualifikation, Vorabaudits und Requalifizierungen
- Strukturierte Online-Beantwortung inklusive Dokumenten-Upload
- Transparente Bewertungs- und Freigabeprozesse
- Direkte Überführung von Abweichungen in konkrete Maßnahmen
- Workflowgesteuerte Verfolgung von Auditmaßnahmen
- Vollständige Historie aller Auditdurchläufe
- „Interne“ und „externe“ Sicht auf Fragen, Bewertungen und Status
- Browserbasierte Nutzung ohne Installation
- Revisionssichere Dokumentation aller Auditunterlagen
Kontakt
Schreiben Sie uns
Wie dürfen wir Ihnen helfen? - Wir sind gerne für Ihre Fragen da. Nehmen Sie ganz einfach Kontakt mit uns auf, wir helfen gerne weiter und setzen uns so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Lieferantenqualifikation beginnt früh, aber die Datengrundlage ist mühsam: Fragebögen werden manuell verschickt, Rückläufe sind unvollständig, Nachweise fehlen und Versionen lassen sich später kaum sauber rekonstruieren.
- Selbstauskünfte, Vorabaudits und Requalifizierungen laufen über E-Mail und Einzeldokumente: Der Bearbeitungsstand ist unklar, offene Punkte werden nicht konsequent nachverfolgt und Abweichungen versanden im Tagesgeschäft.
- Bewertung und Freigabe sind schwer nachvollziehbar: Ohne zentrale Struktur ist nicht belastbar dokumentiert, welche Antworten, Dokumente und Entscheidungen zur Qualifikation geführt haben.
- Abweichungen werden erkannt, aber nicht nachhaltig abgearbeitet: Maßnahmen werden zwar definiert, jedoch fehlen klare Verantwortlichkeiten, Fristen, Eskalationen und Wirksamkeitsnachweise.
- Die digitale Einbindung scheitert an Hürden: Lieferanten sollen online liefern, aber komplexe Zugänge oder technische Anforderungen senken Akzeptanz und verlängern die Durchlaufzeit.
Das müsste ein belastbarer Prozess leisten
- Strukturierte Online-Erhebung: Audit- und Selbstauskunftsfragebögen müssen zentral bereitgestellt werden, damit Vorauswahl, Erstqualifikation und Requalifizierung nach derselben Logik ablaufen.
- Vollständigkeit und Nachweisführung im Prozess: Antworten, Uploads und Referenzen müssen systemseitig eingefordert, eindeutig zugeordnet und revisionssicher dokumentiert werden.
- Transparente Bewertung und Freigabe: Bewertungsmaßstäbe, Scoring, Freigaben und Historie müssen nachvollziehbar sein, damit Entscheidungen intern und extern belastbar begründet werden können.
- Direkte Überführung in Maßnahmen: Feststellungen müssen ohne Medienbruch in konkrete Maßnahmen übergehen, wobei Zuständigkeiten, Fristen und Wirksamkeit workflowgesteuert verfolgt werden.
- Jederzeitige Statussicht: Offene Fragebögen, Rückläufe, Abweichungen und Maßnahmenstände müssen transparent sein, damit Lieferantenqualifikation steuerbar wird.
Absicherung in QS1
- Stellt über das QS1-Lieferantenportal strukturierte Audit- und Selbstauskunftsfragebögen bereit, die sowohl in der Vorauswahl und Erstqualifikation als auch für Vorabaudits und Requalifizierungen eingesetzt werden können.
- Ermöglicht die strukturierte Online-Beantwortung durch den Lieferanten, wobei erforderliche Nachweise und Dokumente direkt im Portal hochgeladen und dem Vorgang eindeutig zugeordnet werden.
- Unterstützt transparente Bewertungs- und Freigabeprozesse innerhalb der QS1-Umgebung, sodass Antworten, Dokumente und Entscheidungen konsistent dokumentiert und nachvollziehbar bleiben.
- Überführt Abweichungen und Verbesserungspotenziale unmittelbar in konkrete Maßnahmen, die über das integrierte Maßnahmenmanagement mit Verantwortlichkeiten, Fristen, Status und Wirksamkeitsnachweisen workflowgesteuert verfolgt werden.
- Sichert eine vollständige Historie aller Auditdurchläufe und stellt eine interne sowie externe Sicht auf Fragen, Bewertungen und Status bereit, wobei der Zugriff browserbasiert ohne Installation erfolgt.
- Ermöglicht Auswertungen über Business Intelligence, sodass offene Audits, Abweichungen und Maßnahmenstände visualisiert werden, und unterstützt damit strategische Entscheidungen im Lieferantenmanagement, inklusive Einbindung der Ergebnisse in die Lieferantenbewertung.
Ihr Resultat: Schnellere, objektive Lieferantenqualifikation mit früher Risikoerkennung, deutlich weniger manueller Fragebogen- und E-Mail-Aufwand, transparente Bewertungs- und Freigabeentscheidungen, konsequent nachverfolgte Maßnahmen mit Wirksamkeitsnachweis und eine lückenlose, auditfeste Dokumentation über den gesamten Lieferantenlebenszyklus.
Ihre Vorteile
- Strukturierte und objektive Lieferantenqualifikation
- Frühzeitige Risikoerkennung bereits in der Vorauswahl
- Reduzierung manueller Fragebogen- und E-Mail-Prozesse
- Klare Nachverfolgbarkeit von Abweichungen und Verbesserungsmaßnahmen
- Höhere Transparenz über Auditstatus und Bearbeitungsstände
- Nachhaltige Lieferantenentwicklung auf Basis dokumentierter Ergebnisse
- Zeitersparnis bei Auditvorbereitung und -durchführung
- Einheitliche Bewertungsmaßstäbe über alle Lieferanten hinweg
- Verbesserte Entscheidungsgrundlage bei Lieferantenauswahl
- Lückenlose Dokumentation für interne und externe Nachweise
