Herausforderungen Praxis
Die Zusammenarbeit mit Lieferanten, Kunden und internen Mitarbeitenden ist heute komplexer denn je. Qualitätsrelevante Informationen werden per E-Mail versendet, Dokumente mehrfach abgelegt, Rückfragen telefonisch geklärt und Statusstände manuell nachverfolgt.
Dabei entstehen typische Probleme:
- Zeitverluste durch Rückfragen und fehlende Transparenz
- Unklare Verantwortlichkeiten
- Medienbrüche zwischen Unternehmen
- Unvollständige oder verspätete Dokumentationen
- Fehlende Nachvollziehbarkeit im Auditfall
Gerade in qualitätskritischen Prozessen wie Wareneingangsprüfungen, Reklamationen oder Erstmusterprüfungen ist jedoch eine strukturierte, dokumentierte und nachvollziehbare Kommunikation entscheidend.
Unternehmen benötigen heute eine Lösung, die externe Partner direkt in ihre Qualitätsprozesse integriert – sicher, transparent und ohne redundante Datenerfassung.
Lösung QS1
Mit den QS1-Portalmodulen binden Sie Lieferanten, Kunden und interne Mitarbeitende direkt in Ihre qualitätsrelevanten Prozesse ein – strukturiert, sicher und ohne Medienbrüche.
Die Portale sind als vereinfachte Browser-Anwendungen konzipiert. Es ist keinerlei Installation erforderlich. Ihre Partner greifen einfach über einen Link auf das jeweilige Portal zu und melden sich mit ihren Zugangsdaten an. Die Benutzeroberfläche ist bewusst reduziert und intuitiv gestaltet, sodass auch Personen ohne tiefgehende QS-Systemkenntnisse effizient damit arbeiten können.
Damit öffnen Sie Ihre Qualitätsprozesse kontrolliert nach außen – ohne Komplexität zu übertragen.
Informationen werden dort erfasst, wo sie entstehen – direkt beim Lieferanten, Kunden oder Mitarbeitenden. Dokumente werden strukturiert hochgeladen, Maßnahmen abgearbeitet und Statusmeldungen automatisch dokumentiert. E-Mail-Verläufe, manuelle Datenübertragungen oder parallele Excel-Listen gehören damit der Vergangenheit an.
Gleichzeitig behalten Sie die vollständige Steuerung: Prozesse, Workflows, Freigaben und Berechtigungen werden zentral in QS1 definiert. Externe Partner liefern innerhalb dieses klar vorgegebenen Rahmens zu.
Das Ergebnis ist eine transparente, dokumentierte und effiziente Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg – mit klarer Verantwortungszuordnung, hoher Zeitersparnis und vollständiger Nachvollziehbarkeit im Auditfall.
Überblick über die QS1-Portalmodule
Lieferanten WA-Prüfung
Lieferanten können bereits vor Versand der Ware ihre Warenausgangsprüfung durchführen, Prüfergebnisse erfassen und Dokumente wie Abnahmezeugnisse oder Prüfprotokolle hochladen. Diese Informationen stehen unmittelbar in Ihrer Wareneingangsprüfung zur Verfügung und müssen lediglich geprüft und bestätigt werden. Der Prüfprozess wird dadurch deutlich beschleunigt.
Zur Lieferanten WA-Prüfung
Lieferantenbewertung
Ihre Lieferanten erhalten Transparenz über ihre aktuelle Bewertung. Kennzahlen und Beurteilungen können eingesehen werden, wodurch eine offene, nachvollziehbare und partnerschaftliche Zusammenarbeit gefördert wird.
Zur Lieferantenbewertung
EMPB Lieferant
Im Rahmen der Erstmusterprüfung kann der Lieferant sämtliche geforderten Dokumente, Prüfberichte und Messergebnisse direkt im Portal hochladen. Die strukturierte Übergabe integriert sich nahtlos in Ihren internen EMPB-Prozess.
Zu EMPB Lieferant
Reklamation Lieferant
Lieferanten werden aktiv in Reklamationsprozesse eingebunden. Sie können Reklamationen einsehen, Maßnahmen bearbeiten und – falls erforderlich – den 8D-Prozess strukturiert im Portal durchführen. Status und Fortschritt bleiben jederzeit transparent.
Zu Reklamation Lieferant
Lieferanten-Audit
Lieferanten können Selbstauskünfte und Vorabbewertungen digital ausfüllen – beispielsweise im Rahmen eines Auswahlverfahrens oder zur Vorbereitung eines Audits. Dadurch wird der Auditprozess effizienter und besser planbar.
Zu Lieferanten-Audit
Reklamation Kunde
Ihre Kunden können Reklamationen direkt über das Portal erfassen und den Bearbeitungsstatus jederzeit einsehen. Die strukturierte Erfassung verbessert Reaktionszeiten und schafft Transparenz in der Kundenkommunikation.
Zu Reklamation Kunde
EMPB Kunde
Als Lieferant stellen Sie Ihren Kunden sämtliche Dokumente und Prüfberichte zur Erstmusterprüfung strukturiert über das Portal zur Verfügung. Dies ermöglicht eine professionelle, nachvollziehbare Kommunikation auf Augenhöhe.
Zu EMPB Kunde
Intranet-Portal
Auch interne Mitarbeitende werden aktiv eingebunden. Über das Intranet-Portal können Qualifikationen eingesehen, eLearnings durchgeführt, Prozesse abgerufen oder Maßnahmen aus verschiedenen QS1-Bereichen bearbeitet werden. So entsteht eine unternehmensweite, digitale Plattform für Qualität und Zusammenarbeit.
Zu Intranet-Portal
- Browserbasierte Portalzugänge – kein Installationsaufwand, einfacher Login per Link
- Intuitive, reduzierte Benutzeroberflächen für externe Partner und Mitarbeitende
- Direkte Einbindung von Lieferanten und Kunden in qualitätsrelevante Prozesse
- Strukturierte Erfassung von Prüfungen, Reklamationen, EMPB-Dokumenten und Auditdaten
- Transparente Statusverfolgung in Echtzeit
- Workflowgesteuerte Maßnahmenbearbeitung inklusive 8D-Prozess
- Revisionssichere Dokumentation sämtlicher Aktivitäten
- Klare Rollen- und Berechtigungskonzepte für kontrollierte Zugriffe
- Medienbruchfreie Integration in die zentralen QS1-Workflows
- Durchgängige Nachvollziehbarkeit entlang der gesamten Wertschöpfungskette
Kontakt
Schreiben Sie uns
Wie dürfen wir Ihnen helfen? - Wir sind gerne für Ihre Fragen da. Nehmen Sie ganz einfach Kontakt mit uns auf, wir helfen gerne weiter und setzen uns so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Qualitätsrelevante Kommunikation läuft über E-Mail, Telefon und Dateien: Dokumente liegen mehrfach vor, Rückfragen kosten Zeit, unklare Statusstände müssen manuell nachverfolgt werden.
- Externe Partner sind nicht sauber in QS-Prozesse eingebunden: Wareneingang, Reklamationen, EMPB oder Audits starten intern erst, wenn Informationen irgendwann „ankommen“ – oft unvollständig oder verspätet.
- Medienbrüche erzeugen Fehler und Doppelarbeit: Daten werden aus PDFs/Excel übertragen, Versionen laufen auseinander, Nachweise sind verteilt – im Audit wird die Nachvollziehbarkeit mühsam.
- Verantwortlichkeiten bleiben diffus: Wer muss liefern, wer prüfen, wer freigeben – und bis wann? Ohne klaren Rahmen versanden Maßnahmen und Rückmeldungen.
- Sie möchten Prozesse kontrolliert öffnen, aber ohne Komplexität nach außen zu tragen: Externe sollen zuliefern können, ohne dass Sie ihnen Ihr komplettes QS-System „zumuten“ müssen.
Das müsste ein belastbarer Prozess leisten
- Strukturierte Einbindung externer Partner in definierte QS-Prozesse: Lieferanten, Kunden und interne Mitarbeitende müssen innerhalb klarer Workflows zuliefern, rückmelden und Maßnahmen bearbeiten können.
- Erfassung an der Quelle statt Nachdokumentation: Daten und Dokumente müssen dort entstehen, wo sie erzeugt werden – inklusive eindeutiger Zuordnung zum Vorgang (Lieferung, Charge, Reklamation, EMPB, Audit).
- Echtzeit-Transparenz über Status und Verantwortlichkeiten: Wer ist dran, was ist offen, was überfällig, was freigegeben – ohne manuelle Listen.
- Revisionssichere, auditfeste Historie: Jede Rückmeldung, jedes Dokument, jede Freigabe und jede Statusänderung muss nachvollziehbar protokolliert sein.
- Kontrollierte Öffnung mit Governance: Rollen-, Rechte- und Freigabekonzepte müssen zentral gesteuert werden; externe Partner liefern in einem definierten Rahmen zu.
Absicherung in QS1
- Bindet Lieferanten, Kunden und interne Mitarbeitende direkt in qualitätsrelevante QS1-Prozesse ein – strukturiert, sicher und ohne Medienbrüche – über browserbasierte Portale ohne Installationsaufwand.
- Stellt bewusst reduzierte, intuitive Benutzeroberflächen bereit, sodass externe Partner effizient arbeiten können, ohne tiefes QS-Systemwissen; Zugriff erfolgt per Link und Login mit definierten Berechtigungen.
- Ermöglicht strukturierte Erfassung und Dokumentenübergabe in zentralen Anwendungsfällen: Warenausgangs- und Wareneingangsbezug, Reklamationen (inkl. Maßnahmen und 8D-Prozess), EMPB-Unterlagen, Audits/Selbstauskünfte sowie Bewertungs- und Statusinformationen.
- Steuert alle Prozesse zentral in QS1: Workflows, Freigaben, Rollen und Regeln werden intern definiert; externe Partner liefern innerhalb dieses Rahmens zu, inklusive automatischer Statusverfolgung und dokumentierter Kommunikation.
- Sichert durchgängige Nachvollziehbarkeit entlang der Wertschöpfungskette: Uploads, Rückmeldungen, Maßnahmenbearbeitung und Freigaben werden revisionssicher protokolliert und sind im Auditfall ohne Detektivarbeit belegbar.
Ihr Resultat: Deutlich weniger Rückfragen und Koordinationsaufwand, höhere Datenqualität durch Erfassung an der Quelle, schnellere Prüf- und Freigabeprozesse, klare Verantwortlichkeiten über Unternehmensgrenzen hinweg und eine auditfeste, transparente Zusammenarbeit – ohne E-Mail- und Excel-Nebenwelten.
Ihre Vorteile
- Deutliche Zeitersparnis durch Wegfall von E-Mail-Kommunikation und manueller Datenerfassung
- Reduzierung von Fehlerquellen durch strukturierte Dateneingabe
- Klare Verantwortungszuweisung an Lieferanten, Kunden und interne Beteiligte
- Schnellere Prüf- und Freigabeprozesse
- Verbesserte Transparenz über Status und Bearbeitungsstände
- Höhere Datenqualität durch direkte Erfassung an der Quelle
- Verbesserte Auditfähigkeit durch vollständige Dokumentation
- Effizientere Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg
- Entlastung interner QS-Ressourcen
- Stärkung partnerschaftlicher Kunden- und Lieferantenbeziehungen
