Herausforderungen Praxis
Ein wirksames Qualitätsmanagement lebt von der aktiven Einbindung aller Mitarbeiter. Aufgaben, Maßnahmen, Schulungen, Prozessvorgaben und Dokumente müssen unternehmensweit verfügbar, verständlich und einfach bearbeitbar sein – unabhängig von Standort oder Abteilung.
In der Praxis sind Informationen jedoch häufig verteilt, Zuständigkeiten unklar und Maßnahmen werden außerhalb des Systems – etwa per E-Mail oder in Besprechungen – nachverfolgt. Prozessbeschreibungen sind schwer auffindbar, Verbesserungsvorschläge werden nicht strukturiert dokumentiert und Schulungsnachweise separat geführt.
Unternehmen benötigen daher eine zentrale Plattform, über die Mitarbeiter ihre Aufgaben, Maßnahmen und qualitätsrelevanten Informationen gebündelt und ortsunabhängig bearbeiten können. Gleichzeitig muss die Anwendung intuitiv bedienbar sein und ohne komplexe Cloudzugänge oder technische Hürden funktionieren – auch für Anwender ohne spezifisches QM-Fachwissen.
Lösung QS1
Das QS1-Intranet-Portal bietet Ihren Mitarbeitern einen plattformunabhängigen Zugriff auf alle für sie relevanten Inhalte und Aufgaben im Qualitätsmanagement – ob im Unternehmen, im Homeoffice oder unterwegs per Tablet oder Smartphone.
Zugewiesene Maßnahmen aus Reklamationen, Audits, Prozessen oder Projekten werden personalisiert im Portal angezeigt und können direkt online bearbeitet werden. Dank integrierter Workflows sind Fristen, Verantwortlichkeiten und Bearbeitungsstände jederzeit transparent nachvollziehbar.
Über die integrierte Prozesslandkarte erhalten Mitarbeiter einen klar strukturierten Überblick über sämtliche Unternehmensprozesse. Abläufe, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen sind jederzeit einsehbar. Gleichzeitig können – sofern vorgesehen – strukturierte Prozessverbesserungsvorschläge direkt im System eingebracht und weiterverfolgt werden, wodurch kontinuierliche Verbesserung aktiv gefördert wird.
Auch das Qualifikationsmanagement ist vollständig integriert: Mitarbeiter sehen ihre aktuellen Qualifikationsstände, anstehende Schulungen oder verpflichtende Unterweisungen und bearbeiten zugewiesene E-Learning-Elemente unmittelbar im Portal. Dokumentenlenkungsrelevante Aufgaben wie Kenntnisnahmen oder Freigaben werden ebenfalls komfortabel und revisionssicher abgewickelt.
Das Intranet-Portal wird damit zur zentralen, digitalen Arbeitsplattform für operative Qualitätsprozesse – transparent, standortunabhängig und vollständig integriert in die QS1-Systemlandschaft.
- Webbasiertes, plattformunabhängiges Intranet-Portal
- Browserbasierte Anwendung ohne zusätzlichen Installationsbedarf
- Intuitive Bedienung
- Frei konfigurierbare Berechtigungs- und Rollenmodelle
- Zentrale, personalisierte Aufgaben- und Maßnahmenübersicht
- Integrierte Dokumentenlenkung mit Kenntnisnahme- und Freigabeprozessen
- Schulungs-, Qualifikations- und E-Learning-Management
- Transparente Prozesslandkarte mit direkter Einsicht in Abläufe und Verantwortlichkeiten
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Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Qualitätsmanagement soll alle Mitarbeitenden erreichen, aber Aufgaben, Maßnahmen, Dokumente und Prozessvorgaben sind verteilt: Informationen sind schwer auffindbar, Zuständigkeiten sind nicht eindeutig, und Fristen werden im Alltag übersehen.
- Maßnahmen werden außerhalb des Systems nachverfolgt, wobei E-Mails, Meetings und persönliche Listen die Steuerung ersetzen: Dadurch fehlt eine verlässliche Statussicht, und Wirksamkeitsnachweise werden mühsam.
- Prozessbeschreibungen existieren, sind aber nicht dort, wo gearbeitet wird: Mitarbeitende finden Abläufe, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen nicht schnell genug, oder sie arbeiten mit veralteten Ständen.
- Kontinuierliche Verbesserung bleibt zufällig: Verbesserungsvorschläge werden informell geäußert, aber nicht strukturiert dokumentiert, bewertet und weiterverfolgt.
- Schulungen, Unterweisungen und Qualifikationsnachweise laufen parallel: Mitarbeitende wissen nicht zuverlässig, was verpflichtend ist, was ansteht und was bereits nachweisbar erledigt wurde.
Das müsste ein belastbarer Prozess leisten
- Eine zentrale, personalisierte Arbeitsoberfläche: Mitarbeitende müssen ihre Aufgaben, Maßnahmen, Dokumente und relevanten Informationen gebündelt sehen, unabhängig von Standort und Endgerät.
- Workflowbasierte Verbindlichkeit: Fristen, Verantwortlichkeiten, Bearbeitungsstände und Wirksamkeitsnachweise müssen im System geführt werden, damit Umsetzung nicht von Erinnerung abhängt.
- Aktueller Zugriff auf Prozesse und SOPs: Prozesslandkarte, Arbeitsanweisungen und Dokumente müssen leicht auffindbar sein, wobei Versionierung, Kenntnisnahmen und Freigaben revisionssicher ablaufen.
- Integrierte Qualifikation und Schulung: Qualifikationsstände, Pflichtunterweisungen, Schulungen und E-Learning müssen im selben System steuerbar und nachweisbar sein.
- Niedrige Einstiegshürde: Die Anwendung muss intuitiv sein, im Browser funktionieren und ohne technische Hürden nutzbar bleiben, auch für Anwender ohne QM-Spezialisierung.
Absicherung in QS1
- Bietet mit dem QS1-Intranet-Portal einen plattformunabhängigen, webbasierten Zugriff auf alle relevanten QM-Inhalte und Aufgaben, sodass Mitarbeitende im Unternehmen, im Homeoffice oder mobil per Tablet oder Smartphone arbeiten können.
- Stellt eine zentrale, personalisierte Aufgaben- und Maßnahmenübersicht bereit: Zugewiesene Maßnahmen aus Reklamationen, Audits, Prozessen oder Projekten werden angezeigt und können direkt im Portal bearbeitet werden, wobei Workflows Fristen, Verantwortlichkeiten und Status transparent zu steuern sind.
- Integriert die Prozesslandkarte, sodass Mitarbeitende Prozesse, Abläufe, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen strukturiert einsehen können. Sofern vorgesehen, lassen sich Prozessverbesserungsvorschläge direkt im System erfassen und weiterverfolgen.
- Bindet Qualifikationsmanagement, Schulungen und E-Learning vollständig ein: Mitarbeitende sehen Qualifikationsstände, anstehende Schulungen und verpflichtende Unterweisungen und bearbeiten zugewiesene E-Learning-Elemente direkt im Portal.
- Integriert Dokumentenmanagement und SOP-Lenkung: Kenntnisnahmen, Freigaben und dokumentenlenkungsrelevante Aufgaben laufen revisionssicher im System, wobei Mitarbeitende stets auf aktuelle Richtlinien und Arbeitsanweisungen zugreifen.
- Ermöglicht frei konfigurierbare Rollen- und Berechtigungsmodelle und bleibt als browserbasierte Anwendung ohne Installationsbedarf für unterschiedliche Nutzergruppen einfach nutzbar.
Ihr Resultat: Eine zentrale, digitale Arbeitsplattform für operative Qualitätsprozesse, klare Verantwortlichkeiten und Fristen, schnellere Maßnahmenbearbeitung, weniger E-Mail- und Medienbruchaufwand, bessere Prozesskommunikation, auditfeste Nachweise für Schulungen und Dokumente sowie spürbar höhere Mitarbeiterbeteiligung im Qualitätsmanagement.
Ihre Vorteile
- Zentrale digitale Arbeitsplattform für alle qualitätsrelevanten Aufgaben
- Höhere Transparenz über persönliche Verantwortlichkeiten und Fristen
- Beschleunigte Bearbeitung von Maßnahmen und QM-Aufgaben
- Reduzierung von E-Mail-Kommunikation und Medienbrüchen
- Nachhaltige Förderung der kontinuierlichen Verbesserung
- Verbesserte Nachverfolgbarkeit von Schulungen und Qualifikationen
- Einheitliche, strukturierte Prozesskommunikation im gesamten Unternehmen
- Zeitersparnis durch gebündelte Informationsbereitstellung
- Höhere Mitarbeiterintegration in das Qualitätsmanagement
- Revisionssichere Dokumentation aller Bearbeitungsschritte
