Herausforderungen Praxis
Qualitätsmanagementsysteme sind heute stark dokumentengetrieben. Zahlreiche Normen und Branchenstandards verlangen eine strukturierte und revisionssichere Verwaltung von Dokumenten – von Qualitätshandbüchern über Verfahrensanweisungen bis hin zu SOPs und prozessbegleitenden Dokumentationen. In der Praxis entstehen dabei häufig komplexe Dokumentenlandschaften, die ohne ein geeignetes System schnell unübersichtlich werden.
Besonders herausfordernd ist dabei nicht nur die Ablage, sondern vor allem die kontrollierte Lenkung der Dokumente: Versionierungen, Freigaben, Änderungsprozesse sowie die Nachvollziehbarkeit, wer wann welche Dokumente erstellt, geändert oder freigegeben hat. Gleichzeitig müssen Dokumente oft direkt in verschiedenen Qualitätsprozessen verfügbar sein – beispielsweise in Prüfaufträgen, Audits, FMEAs oder Produktakten. Ohne integriertes Dokumentenmanagement entstehen schnell redundante Ablagen, Medienbrüche und hoher administrativer Aufwand.
Mit dem QS1 Dokumentenmanagement und SOP-Modul verwalten Sie sämtliche qualitätsrelevanten Dokumente zentral, revisionssicher und vollständig integriert in Ihre Qualitätsprozesse. Dabei können sowohl klassische QM-Dokumente wie Qualitätshandbücher, Arbeitsanweisungen und SOPs als auch prozessbegleitende Dokumente direkt im System erstellt, abgelegt und versioniert werden.
Ein besonderer Vorteil liegt in der engen Verzahnung mit den QS-Prozessen: Dokumente können direkt an beliebige Objekte wie Prüfaufträge, Prüfmittel, Produkte, Chargen, FMEAs oder andere QS1-Module angebunden werden. Dadurch stehen alle relevanten Informationen immer genau dort zur Verfügung, wo sie im Prozess benötigt werden.
Über das integrierte Workflow- und Berechtigungsmanagement steuern Sie Freigabe- und Änderungsprozesse flexibel nach Ihren Anforderungen – inklusive digitaler Signaturen, mehrstufiger Freigaben sowie 4- oder 6-Augen-Prinzip. Automatisch erzeugte Dokumente aus QS-Prozessen, beispielsweise Prüfzeugnisse oder Zertifikate, werden dabei automatisch versioniert und archiviert.
Durch die Integration mit Ihrem ERP-System können zudem bestehende ERP-Dokumente direkt in QS1-Prozessen genutzt werden. Dokumente lassen sich sowohl aus dem ERP-System anzeigen als auch automatisiert dort ablegen, sodass eine durchgängige Dokumentenlandschaft ohne Medienbrüche entsteht.
- Normenkonforme Dokumentenlenkung mit revisionssicherer Versionierung
- Digitale Signaturen und mehrstufige Freigabeprozesse (z. B. 4-/6-Augen-Prinzip)
- Frei definierbare Dokumentenarten, Dokumenteneigenschaften und Klassifizierungen
- Direkte Dokumentenverknüpfung mit QS-Prozessen, Stammdaten und Bewegungsdaten
- Einsatz über alle QS1-Module hinweg – von Prüfungen bis zum Reklamationsmanagement
- ERP-Integration mit direktem Zugriff auf vorhandene ERP-Dokumente
- Dokumentenerfassung auch über Portalprozesse durch Lieferanten oder Kunden möglich
- Orts- und plattformunabhängiger Zugriff auf Dokumente (Desktop, Tablet, Smartphone, Portale)
- Workflowgesteuertes Änderungsmanagement inklusive Dokumentenlenkung
- Dokumente als Prozessvoraussetzung definierbar (z. B. Nachweise für Freigaben oder Transaktionen)
- Volltextsuche in Dokumenten kombiniert mit QS1-Daten für schnelle Informationsfindung
- Automatisierte Erstellung von geräte- oder produktbegleitenden Dokumentationen aus QS-Prozessen
- Mail-Integration mit automatischen Benachrichtigungen und Reportversand
- Umfangreiche Parametrierung und flexible Anpassung an individuelle Unternehmensanforderungen
Kontakt
Schreiben Sie uns
Wie dürfen wir Ihnen helfen? - Wir sind gerne für Ihre Fragen da. Nehmen Sie ganz einfach Kontakt mit uns auf, wir helfen gerne weiter und setzen uns so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung.
Die Prozesse vom Wareneingang über die Fertigungsbegleitprüfungen bis hin zur Fertigungsendprüfung können in QS1 sehr einfach abgebildet werden. Die redundanzfreie Nutzung aller Stammdaten aus dem ERP-System in QS1 ist sehr hilfreich. Werkszeugnisse, die früher mühevoll in Microsoft Excel erstellt wurden, kommen heute direkt aus dem Qualitätsmanagementsystem.
Thomas Narbeshuber, Leiter Qualitätssicherung bei AGRU Kunststofftechnik
Durch die hohe Skalierbarkeit und die bedienfreundliche Oberfläche von QS1 können wir die Anwendung für einen Arbeitsplatz, eine Benutzergrupp oder einen einzelnen Benutzer so einstellen, dass nur die benötigten Informationen angezeigt werden. Das schafft Transparenz und eine hohe Akzeptant bei unseren Mitarbeitern.
Klaus Großauer, Stellvertretung Qualitätsmanagement bei AGRU Kunststofftechnik
Ihre Vorteile
- Revisionssichere und normkonforme Verwaltung aller qualitätsrelevanten Dokumente
- Zentrale Dokumentenplattform für alle Qualitätsprozesse im Unternehmen
- Reduzierung von Medienbrüchen durch Integration mit ERP- und QS-Prozessen
- Hohe Transparenz durch vollständige Versionierung und Historisierung aller Änderungen
- Zeitersparnis durch automatisierte Dokumentenerstellung und -verwaltung
- Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, Standorten sowie mit Kunden und Lieferanten
- Schneller Zugriff auf benötigte Dokumente direkt im jeweiligen Prozesskontext
- Erhöhte Prozesssicherheit durch dokumentengesteuerte Freigaben und Workflows
- Unterstützung bei der Einhaltung von Normen und regulatorischen Anforderungen (z. B. GxP)
- Einfache Datensicherung und zentrale Verwaltung durch einheitlichen Dokumentenspeicher
