Qualität endet nicht am Werkstor
Internationale Lieferketten, umfangreiche Nachweispflichten, knappe Ressourcen – Alltag im produzierenden Mittelstand. Dadurch werden auch Lieferanten zum wichtigen Baustein im Qualitätsprozess. Warum klassische Abstimmungswege dafür nicht mehr reichen und wie das QS1-Lieferantenportal Qualität über Unternehmensgrenzen hinweg steuerbar macht, das zeigt dieser Beitrag am Beispiel von RAPA.
Warum Lieferantenprozesse neu gedacht werden müssen
Wer heute in der Qualitätssicherung arbeitet, prüft längst nicht mehr nur Produkte. Er prüft Zusammenhänge. Liegt der richtige Nachweis vor? Wurden Maßnahmen fristgerecht umgesetzt? Ist im Audit-Fall nachvollziehbar, wie und warum Entscheidungen getroffen wurden? Die logische Konsequenz: Kontrolle muss Steuerung werden. Denn Qualität entsteht nicht erst in der QS/QM-Abteilung. Sie entsteht in Entwicklung, Einkauf, Produktion, Logistik und zunehmend auch beim Lieferanten. Mehr denn je liegt hier eine der großen organisatorischen Herausforderungen produzierender Unternehmen. Die Rahmenbedingungen haben sich verschärft: regulatorische Anforderungen steigen, Kunden erwarten belastbare Belege, Auditoren prüfen tiefer in operative Abläufe hinein. Personal-, Zeit- und Budget-Ressourcen aber können vielfach nicht proportional steigen.
Wie diese Schieflage effizient in den Griff zu bekommen ist, zeigt das Lieferantenportal der CAQ-Software QS1. Lieferantenprozesse werden vom zusätzlichen digitalen Ablageort zum integralen Bestandteil im operativen Qualitätsprozess: Reklamationen, Prüfungen, Maßnahmen und Nachweise werden hier nicht nur übermittelt, sondern innerhalb definierter Workflows bearbeitet und organisiert. Aus Kommunikation wird Prozessführung.
Wie groß der praktische Hebel sein kann, zeigt die RAPA Gruppe
Das Unternehmen mit Hauptsitz im oberfränkischen Selb entwickelt und produziert Ventiltechnik sowie komplexe Systeme für Automotive, Healthcare und Industry. Die Lieferantenstruktur ist international, die Zahl qualitätsrelevanter Zukaufteile und Prüfprozesse entsprechend groß. Daniel Seebothe, Abteilungsleiter IT-Business Processes mit Schwerpunkt ERP und CAQ, beschreibt die Ausgangslage so: „Das QS1-Lieferantenportal ist für uns zentral, weil wir einen hohen Anteil an Zukaufteilen haben. Wir haben viele Montagelinien und hohe Anforderungen in der Prüfplanung.“
Viele Qualitätsabteilungen kennen folgende Spannung aus der täglichen Arbeit: Prüfberichte werden per E-Mail verschickt, Reklamationen über Anhänge bearbeitet, Maßnahmen in Tabellen verfolgt, Nachweise aus verschiedenen Systemen zusammengesucht. Jeder einzelne Schritt wirkt beherrschbar. Zu Lasten der eigentlichen Produktivität aber entsteht unnötiger Abstimmungsaufwand.
Eine Untersuchung des McKinsey Global Institute belegt das mit konkreten Zahlen: Beschäftigte in informations- und dokumentationsintensiven Tätigkeiten verbringen rund ein Fünftel ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen und Zusammenführen von Informationen. Im Qualitätsmanagement ist das mehr als ein Effizienzproblem: Liegen Belege verstreut, wird Prozesssicherheit angreifbar.
Mit der Einbindung in QS1 rückt der Lieferant in eine neue Rolle:
Vom passiven externen Zulieferer, zum integralen und v.a. aktiven Teil der Qualitätssicherung. Vom Auftraggeber gesteuert bearbeitet er Prüfungen, Reklamationen, Maßnahmen und Nachweise eigenständig genau dort, wo die notwendigen Informationen vorliegen, also oft bereits vor dem Wareneingang. Zusätzlich vereinfacht werden die Vorgänge in QS1 durch das Webportal: Der Lieferant arbeitet nicht mit einer lokalen Software, sondern im Browser-basierten Portal, das vom Auftraggeber frei parametrierbar ist. So entstehen maßgeschneiderte Individual-Lösungen ohne Programmieraufwand.
Damit ergibt sich ein folgenreicher Perspektivwechsel:
- Qualität wird dort abgesichert, wo sie entsteht.
- Übernehmen Lieferanten einen Teil der Prüfungen bereits vor dem Versand, steuert der Kunde den Wareneingang gezielt.
- Durch die Reduzierung von Doppelprüfungen lassen sich interne Ressourcen gezielt auf qualitätsrelevante bzw. kritische Fälle konzentrieren.
- Seebothe formuliert diesen Ansatz aus der Praxis: „Effizienz entsteht, weil Lieferanten einen Großteil der Prüfung bei sich in der Warenausgangsprüfung durchführen. So können wir den Aufwand der Wareneingangsprüfung risikobasiert deutlich reduzieren und unsere Ressourcen gezielter einsetzen.“
Der Nutzen ist klar
Der Nutzen ist klar: eingesparte Prüfzeit. Entscheidender ist aber vielleicht sogar ein zweiter Aspekt. Die Prozesslogik wird zielgerichtet: Prüfergebnisse entstehen beim Lieferanten, werden dort dokumentiert, stehen strukturiert und per Knopfdruck im gemeinsamen QS1-Qualitätsprozess zur Verfügung. Abweichungen werden früher sichtbar, Verantwortlichkeiten klarer, Maßnahmen schneller.
Noch deutlicher sichtbar werden die Potenziale im Reklamationsmanagement. In vielen Unternehmen beginnt eine Lieferantenreklamation noch immer mit einer E-Mail. Es folgen Fotos, Prüfberichte, Rückfragen, Stellungnahmen und Maßnahmenpläne – alles verteilt auf Postfächer, Anhänge, Tabellen, Versionierungen. Je länger die Bearbeitung dauert, desto schwerer nachvollziehbar wird der eigentliche Status.
Das QS1-Lieferantenportal löst diese Schieflage, denn die Reklamation ist hier nicht einfach ein Dokument von vielen. Sie ist der Startpunkt eines gesteuerten Workflows: Der Lieferant erhält den Vorgang direkt im System, ergänzt dort Informationen, bearbeitet Maßnahmen und dokumentiert Ergebnisse. Verantwortlichkeiten, Termine und Status sind zuweisbare, stets nachvollziehbare Bestandteile im Ablauf. Die erforderlichen Schritte sind dabei granular konfigurierbar: Ein Serienfehler kann etwa einen 8D-Prozess auslösen, eine einfache Beanstandung lässt sich schlanker bearbeiten. QS1 unterstützt die unterschiedlichsten Varianten, ohne die Kontrolle zu verlieren. Denn nicht jeder Lieferant ist gleich in Größe, Reifegrad, Organisation und technischer Ausstattung. Egal ob strategischer Serienlieferant oder kleiner Spezialzulieferer – der Portalprozess steuert klar, ohne unnötig starr zu werden.
Ein heute nicht zu unterschätzender Aspekt im Alltag des produzierenden Mittelstands kommt hier zusätzlich ins Spiel:
- Durch das Lieferantenportal entsteht prozessbegleitend Auditfähigkeit.
- Maßnahmen, Nachweise, Freigaben und Bewertungen sind direkt mit dem betreffenden Vorgang verknüpft.
- Die Historie entsteht während der Bearbeitung, nicht erst in Vorbereitung auf das Audit.
- Nachweise und Freigaben stehen jederzeit strukturiert zur Verfügung – auch im Auditfall.
- Aus hektischer Dokumentensuche wird eine prozessbegleitende Nachweisführung.
- Aus Dateiverwaltung wird aktives Prozessmanagement und die ganzheitliche Abbildung der Qualitätsprozesse.
Nun stellt sich aber eine weitere Frage mit Blick auf effiziente Workflows: Wie sieht es aus mit dem Zusammenspiel zwischen Lieferant, QS-System und führendem ERP? Entsteht hier nicht Mehr-Aufwand durch die zu Recht gefürchtete Schnittstellen-Problematik?
In QS1 sind die meisten der führenden ERP-Systeme im Mittelstand so tief integriert, dass nicht nur Updates automatisch übernommen werden. Auch Stamm- und Bewegungsdaten sind in beiden Systemen automatisch verfügbar. Materialstammdaten, Bestellungen, Wareneingänge usw. – all diese Daten bilden so einen belastbaren operativen Kontext. Ein Lieferantenportal, das produktiv arbeiten soll, darf deshalb keine isolierte Parallelwelt sein.
Lieferanten arbeiten mit QS1 an einem klar definierten Ausschnitt im realen Qualitätsprozess. Die Datenbasis bleibt konsistent, Doppelpflege wird reduziert, Bearbeitungsschritte bleiben anschlussfähig an Einkauf, Logistik und Qualitätssicherung.
RAPA als global agierendes Unternehmen
Beim Proalpha-Anwender RAPA als global agierendem Unternehmen kommt eine weitere Dimension hinzu: Qualitätsprozesse erstrecken sich über Standorte und Länder hinweg. Das QS1-Lieferantenportal sorgt dafür, dass Prüfungen, Nachweise und Freigaben dort erfasst werden, wo sie entstehen, und standortübergreifend transparent verfügbar sind. So bildet beispielsweise die Warenausgangsprüfung an einem internationalen Standort die Grundlage für den Wareneingang an einem anderen Standort. Digitalisierung verlagert Arbeit dorthin, wo sie fachlich am sinnvollsten ist. Informationen werden einmal erzeugt und anschließend kontrolliert weiterverwendet. Prüfverantwortung wird nicht unstrukturiert abgegeben, sondern systematisch eingebunden.
Gerade für Geschäftsführungen ist dieser Punkt wirtschaftlich hoch relevant. Weniger Doppelprüfungen, kürzere Reaktionszeiten und geringerer administrativer Aufwand wirken positiv auf Produktivität, Fehlerkosten und Ressourceneinsatz. Zugleich verbessert die belastbare Nachweiskette die Position gegenüber Kunden und Auditoren. Für Qualitätsleiter liegt der Nutzen hingegen im operativen Alltag. Weniger Sucharbeit, klarere Zuständigkeiten und ein transparenter Maßnahmenstatus schaffen Freiraum für das, was wirklich wichtig ist: Analyse, Bewertung, stetige Verbesserung.
Verständlich also, dass RAPAs Daniel Seebothe an das QS1-Lieferantenportal klare Erwartungen knüpft:
"Wir erwarten schnellere Reaktionszeiten, weil Maßnahmen direkt an den Lieferanten übergeben und dort bearbeitet werden können. Gleichzeitig reduziert sich der administrative Aufwand auf unserer Seite, sodass wir unsere Ressourcen nun gezielter einsetzen."
Daniel Seebothe, Abteilungsleiter IT-Business Processes RAPA
Das zeigt einmal mehr, wie wirtschaftlich relevant dieser Gesichtspunkt ist: Die bereits erwähnten Herausforderungen im produzierenden Mittelstand lassen sich heute dauerhaft nicht mehr nur mit E-Mail, Excel und nachträglicher Dokumentation beherrschen. Wer Lieferanten nur informiert, verlagert Aufwand lediglich in neue, oft interne Kanäle.
Das QS1-Lieferantenportal
Nicht zuletzt an dieser Stelle wird das QS1-Lieferantenportal zur logischen Konsequenz der beschriebenen Entwicklungen und Herausforderungen: verteilte Qualitätsprozesse werden steuerbar, doppelte Prüf- und Dokumentationsarbeit wird vermieden, Produktivität wird dort gesteigert, wo interne Ressourcen ohnedies knapp sind. Wenn Qualitätssicherung nicht mehr nur Produkte prüft, sondern Zusammenhänge beherrschbar machen muss, dann braucht sie Prozesse, die über das eigene Werk hinausreichen.
