Realität statt Roadmap: Welche QS-Software ist die richtige?
Wenn Qualitätssysteme wachsen, ohne dass ihre Struktur Schritt hält, entstehen Insellösungen, Mehraufwand und Unsicherheit.
Umso entscheidender ist es, den Einstieg in eine spezialisierte QS-/QM-Software von Beginn an strukturiert
anzugehen. Der Beitrag zeigt, wie Hartmann Valves den Auswahlprozess systematisch gestaltet hat und warum eine
tiefe ERP-Integration, prozessuale Nähe und die Zusammenarbeit mit dem Anbieter entscheidend waren, um Qualität
nicht nur abzusichern, sondern langfristig steuerbar zu machen.
Wenn Qualitätssysteme inhaltlich komplexer werden, ohne dass ihre Struktur mitwächst, entstehen unnötige Herausforderungen im Alltag. Hartmann Valves, ein familiengeführtes Industrieunternehmen mit rund 230 Mitarbeitern und Exportfokus, entwickelt und produziert Spezialarmaturen und Kugelhähne für anspruchsvolle industrielle Anwendungen. Die Produkte sind auf herausfordernde Einsatzbedingungen ausgelegt: Hochdruck, extreme Temperaturen und hohe Schalthäufigkeiten stellen entsprechende Anforderungen an Qualitätssicherung und Dokumentation.
Diese Anforderungen spiegelten sich jedoch nicht immer in der Systemlandschaft wider. Fehlererfassung, Prüfplanung und Dokumentation waren über Jahre funktional erweitert worden. Excel-Listen, Formblätter und Eigenentwicklungen im ERP ersetzten ein integriertes Qualitätsmanagement. Was lange funktionierte, geriet mit wachsender Komplexität an seine Grenzen.
Die Folgen waren im Alltag spürbar. Prüfungen wurden dezentral geplant, Prüfergebnisse an unterschiedlichen Stellen abgelegt, Dokumente mehrfach gepflegt. Die Erstellung von Abnahmeprüfzeugnissen entwickelte sich zum zeitaufwendigen Suchprozess. Zugleich war absehbar, dass die bestehende Eigenlösung im ERP nicht mehr zukunftsfähig war: Eingeschränkte Entwicklerkapazitäten und fehlende Releasefähigkeit machten deutlich, dass ein Weiterbetrieb mit zunehmendem Risiko verbunden war.
Vom Einzelproblem zur Grundsatzentscheidung
Der ursprüngliche Impuls war pragmatisch. Gesucht wurde zunächst eine Standardsoftware zur strukturierten Fehlererfassung mit Anbindung an das bestehende ERP-System Proalpha. Doch bereits in den ersten Gesprächen zeigte sich, dass das eigentliche Problem tiefer lag. Die Fehlererfassung war nur ein sichtbares Symptom einer insgesamt fragmentierten Qualitätslandschaft. Im Verlauf des Auswahlprozesses wurde deutlich, dass eine Insellösung den organisatorischen Aufwand eher verlagern als reduzieren würde. Stattdessen rückte die Frage in den Vordergrund, wie sich Prüfplanung, Durchführung und Dokumentation konsistent abbilden lassen. Der Blick weitete sich vom Einzeltool hin zu einem durchgängigen QS-/QM-System.
Das A und O der Auswahl: tiefe ERP-Integration
Ein entscheidender Maßstab war von Beginn an die Integration in die bestehende Systemlandschaft. Für Hartmann Valves war klar, dass ein neues QS-System nicht als
zusätzliches Werkzeug neben dem ERP bestehen durfte. Ziel war es, Qualität dort abzubilden,
wo Stammdaten, Aufträge und Materialinformationen ohnehin vorhanden sind. Die tatsächliche Integrations-Tiefe der QS/QM-Lösung war dann folgerichtig auch einer der ausschlaggebenden Entscheidungstreiber.
Besondere Bedeutung hatte dabei der strukturierte Teilestamm. Mit rund 60.000 Teilen und einer fein granularen Merkmalsstruktur verfügt Hartmann Valves über eine
hochkomplexe Datenbasis. Diese sollte künftig auch für die Prüfplanung genutzt
werden. Anstatt einzelne Prüfpläne manuell zu pflegen, sollten gleichartige Prüfungen über Merkmale gruppiert und systematisch zugewiesen werden. Entscheidend war es am Ende, reale Anforderungen abzubilden und nicht theoretische Szenarien.
Die Möglichkeit, gleichartige Qualitätsprüfungen über Eigenschaften im Proalpha-
Teilstamm zu Prüfgruppen zusammenzufassen, reduziert den Pflegeaufwand heute erheblich und war ein zentrales Auswahlkriterium.
Wenn Präsentationen nicht tragen
Im Auswahlprozess wurden mehrere Anbieter evaluiert, darunter auch ein ERP-nahes CAQ-System aus dem Proalpha-Umfeld. Thematisiert wurden in den Präsentationen auch zukünftige Funktionalitäten und Entwicklungsperspektiven. Für Hartmann Valves rückte jedoch rasch eine andere Frage in den Vordergrund: Was ist bereits heute umsetzbar? Man wollte kein Zukunftspotenzial kaufen, sondern funktionierende Realität.
Entscheidend war, ob sich die vorgestellten Konzepte im konkreten Zusammenspiel mit dem ERP effizient abbilden ließen. Ankündigungen und Roadmaps traten damit bewusst hinter das zurück, was sich im Auswahlprozess tatsächlich zeigen ließ.
Dialog statt Standardpitch
Einen anderen Eindruck hinterließ die Quality Software & Consulting GmbH aus dem österreichischen Krems mit ihrer CAQ-Soft-ware QS1. Statt einer klassischen Produktpräsentation setzte das Team auf Workshops, die gezielt auf die Prozesse von Hartmann Valves zugeschnitten waren. Dabei ging es nicht nur um Funktionen, sondern um das Zusammenspiel von Organisation, Datenstruktur und Arbeitsabläufen. Die sehr gut vorbereiteten Workshop-Termine mit dem QS1-Team haben geholfen, Akzeptanz zu schaffen. Entscheidend war, dass man eine Lösung sehen konnte, die heute funktioniert.
Auffällig war dabei nicht nur die inhaltliche Tiefe, sondern auch die Art der Zusammenarbeit. Kurze Wege, direkte Ansprechbarkeit und ein erkennbares Interesse an den konkreten Anforderungen des Unternehmens prägten den Auswahlprozess. Statt den üblichen Präsentationen entstand ein Dialog, in dem Prozesse hinterfragt und gemeinsam weiterentwickeltwurden.
Vom Werkzeug zum Systemverständnis
Im Verlauf der Workshops wurde deutlich, dass die ursprüngliche Zielsetzung zu kurz gesetzt war. Neben der Fehlererfassung rückten Wareneingangs- und Ausgangsprüfungen, fertigungsbegleitende Prüfungen sowie die strukturierte Ablage von Prüfdokumentation in den Fokus. Auch die Einbindung von Lieferanten über ein Web- Portal wurde als logischer nächster Schritt diskutiert.
Die modulare Struktur und tiefe ERPIntegration von QS1 erwies sich dabei als entscheidend. Das System ließ sich schrittweise ausbauen und kundenindividuell parametrieren, ohne bestehende Abläufe zu überfrachten. Viele Anforderungen konnten im Standard konfiguriert und dort ergänzt werden, wo es die Prozesse von Hartmann Valves erforderten. Im Vergleich zum ERP-System bot QS1 deutlich mehr Möglichkeiten, Oberflächen und Listendarstellungen zu konfigurieren. Diese Flexibilität war ein relevanter Faktor, um Prozesse praxisnah abbilden zu können. Auch wenn der Einstieg bei Hartmann Valves über operative Prüfprozesse erfolgte, zeigte sich im Projektverlauf, dass die eingesetzten Module über klassische Qualitätssicherung hinausreichen.
Mit Abweichungsmanagement, Maßnahmenverfolgung und der durchgängigen Verknüpfung von Prüf- und Prozessdaten wurden Strukturen geschaffen, die Qualität nicht nur absichern, sondern systematisch steuern. Auch das Lieferanten-Portal erweitert diese Logik konsequent über die eigenen Systemgrenzen hinaus. Damit bildet QS1 bei Hartmann Valves zentrale Bausteine eines prozessorientierten Qualitätsmanagements ab und schafft so eine belastbare Grundlage für weiterführende Managementsysteme. Unterstützt wurde dieser Ansatz durch ein Team qualifizierter Berater, das nicht nur Software bereitstellte, sondern die fachlichen und organisatorischen Anforderungen des Unternehmens aktiv mitdachte. Kundenorientiertes Arbeiten zeigte sich dabei nicht als Versprechen, sondern als gelebte Vorgehensweise im Projekt.
Entscheidung durch Team-Play
Am Ende war die Entscheidung für QS1 nicht allein das Ergebnis eines Kriterienkatalogs, sondern das Resultat eines erlebten Auswahlprozesses. Nicht die Featureliste war ausschlaggebend, sondern wie ernsthaft sich ein Anbieter mit den Geschäftsprozessen auseinandersetzt und wie gut die Zusammenarbeit bereits im Auswahlprozess funktioniert.
Die Pre-Sales-Phase wurde damit zur Bewährungsprobe für die spätere Zusammenarbeit. Sie zeigte, wie wichtig Vertrauen, fachliche Tiefe und Verlässlichkeit bereits in der Auswahlphase sind.
Entscheidungslogik statt Featurevergleich
Der Auswahlprozess bei Hartmann Valves zeigt, worauf es bei der Einführung eines QS-/QM-Systems ankommt. Nicht die größtmögliche Funktionsvielfalt allein entscheidet, sondern die Passfähigkeit zur eigenen Organisation. Integrationstiefe, Parametrierbarkeit und ein realistischer Blick auf den eigenen Reifegrad sind zentrale Faktoren. Statt auf Roadmaps zu setzen, lohnt sich der Fokus auf das, was heute tatsächlich abbildbar ist. Wer Qualität als integrierten Bestandteil der Wertschöpfung versteht und den Auswahlprozess entsprechend strukturiert, schafft die Grundlage für stabile, nachvollziehbare und akzeptierte Systeme.
Hartmann Valves hat diesen Weg mit QS1 konsequent beschritten und damit einen Maßstab gesetzt, der auch für andere mittelständische Industrieunternehmen Orientierung bietet.
